Mini audit interní komunikace

Interní komunikace je velmi široké téma, které se dá zpracovat z mnoha úhlů a jít hodně do hloubky. To ale cílem tohoto článku není. Smyslem otázek, které jsem nazvala „mini auditem“, je to, abyste si uvědomili, zda stavíte svou interní komunikaci na pevných základech. Nebo už jedete v rozjetém vlaku a jste zahlceni řešením aktuálních komunikačních problémů. Mnohé z nich mohou plynout právě ze špatně postaveného základu.

Na všechny uvedené otázky byste si nejlépe měli odpovědět ANO:

1. Vnímáte interní komunikaci jako důležitou součást firemní strategie?

Hlavním smyslem komunikace je zejména to, aby zaměstnanci věděli, co mají dělat a proč. Aby rozuměli společnému sdílení vizí, cílů a hodnot celé firmy. Proto by důležitost interní komunikace měla být vnímána hlavně vedením firmy a jeho nejbližšími spolupracovníky, kteří se na plánování komunikace podílí.
A jaký bývá na interní komunikaci pohled zaměstnanců? Zpravidla není plošně jen pozitivní, ale bez nulové komunikace vyplývá na povrch mnohem více negativní zpětné vazby, nespokojenosti a problémů s fluktuací a efektivitou zaměstnanců.

2. Víte přesně, proč, jak, s kým a jak často komunikovat?

Každá firma se svými lidmi nějak komunikuje. A mnohdy něco určitě funguje. Případně se zdá, že je vše v pořádku. Ale abyste mohli cokoli rozvíjet a hodnotit, musíte vědět, proč to děláte.
Nastavení strategie mnohdy eliminuje cestu „pokus/omyl“. Nastavíte-li si alespoň základní komunikaci, bude se vám lépe vyhodnocovat, co fungovalo, co ne a proč. A hlavně budete vědět, čemu se příště vyhnout.

3. Vybrali jste komunikační nástroje cíleně?

Většina firem bohužel začíná tímto bodem. Jednoduše začnou komunikovat. Něco řeší na týmových poradách, pak na osobních schůzkách one-to-one, něco se napíše mezi zprávy na intranetu, do chatu, část informací pošle e-mailem apod.
V čem bývá problém? Pokud není předem definovaná strategie, pak se stává mnoho nedorozumění a chyb. Např. e-mailem se pošlou nevhodné zprávy, do chatu se napíší zakázané informace, podstatné věci se ztratí v záplavě nedůležitých nebo lidé sdělovaným informacím neporozumí apod.

4. Pracujete se zpětnou vazbou? Víte, jak ji získat?

Použití vhodných komunikačních nástrojů ovlivňuje i získávání zpětné vazby. Budete-li vědět, jak komunikovat, rovnou si nastavíte možnosti, jak získávat zpětnou vazbu. V určitých situacích bude vhodné využít dotazníky, jinde se bude hodit mailingový nástroj, ve kterém se dá měřit počet reakcí příjemců, nejdůležitější zpětnou vazbu budete zpravidla získávat osobními rozhovory apod. Víte, které informace jsou pro vás nejdůležitější 😊?

5. Dokážete zpětnou vazbu vnímat s nadhledem?

Zde bude odpověď značně subjektivní. Důkladně se zamyslete, zda jste do procesu interní komunikace až tak ponoření, že již nedokážete posoudit, zda funguje či ne. Pohled zvenčí by vám mohl pomoci odhalit skryté komunikační problémy.

Shrnutí a doporučení

• Nastavení strategie interní komunikace je vhodné pro společnosti všech velikostí. Čím dříve začnete, tím lépe. S rostoucím počtem zaměstnanců rostou i nároky na interní komunikaci.
• Nebojte se složitosti procesu. Pro začátek si definujte základní směr. Časem jej můžete rozvíjet na základě vyhodnocování jeho fungování. Není nutné hned stavět luxusní zaoceánskou loď. Mnohdy vám bude stačit pěkná výletní loďka.
  • rozdělte si zaměstnance do cílových skupin
  • rozhodněte se, co je pro danou cílovou skupinu důležité
  • určete si také, jak chcete, aby vás daná skupina vnímala a podle toho s ní komunikujte
• Své zaměstnance informacemi NEZAHLCUJTE. Čím více jim toho budete sdělovat, tím méně mezi nimi najdou ty důležité zprávy.