Začneme téma jednoduchou definicí, co je projekt: jedná se o činnost, která se provádí za účelem dosažení stanovených cílů v určitém časovém úseku. Vnímáte tam dvě nejdůležitější kritéria? Cíle a čas? Pokud ano, je to správně. Stanovení cílů a nejdůležitějších milníků (určují termíny) by mělo být vždy na prvním místě, než s jakýmkoliv projektem začnete. V praxi to tak ale často není.
Zásadní a stále se opakující chyby u určování cílů
Cíle bývají velmi často pojmenovány jen mlhavě nebo ještě hůře – má se za to, že jsou jasné již z názvu projektu. Díky tomu dochází k rozdílnému vnímání cílů všech účastníků projektu. To vede k nedorozumění a sporům mezi dodavatelem a zákazníkem. Když se k tomu ještě přidají obvyklé změny v zadání, strany už se vůbec neshodnou na tom, které požadavky mají oprávněný vliv na cenu a termín splnění. Těmto nepříjemným situacím lze pomocí správného zadání předcházet.
Názorná ukázka „nedotaženého“ základního zadání projektu
„Vývoj řídící jednotky pro zákazníka XY.“
Z názvu je patrné, že máme pro zákazníka vyvinout řídicí jednotku. Ale jistě se shodneme, že zadání je nedostatečné a technicky nejednoznačné. Naštěstí to až takto zlé nebývá. Obvykle ještě proběhne diskuse se zákazníkem o tom, jaké funkce a vlastnosti by měla jednotka splňovat a v lepším případě dokonce vznikne technická specifikace. Je potřeba jít ale v zadání ještě dále.
Příklad vhodně popsaného základu projektu
Abychom mohli připravit základní kostru cílů a milníků, které určí také časovou náročnost, je potřeba připravit ještě detailnější specifikace. Pokud jde o obvyklou hlavní činnost podniku, pak v tom nejlepším případě existuje i specifikace ve formě strukturovaného dokumentu, který bude po diskusích se zákazníkem obsahovat všechny technické parametry, zkoušky a atesty, ale i obchodní podmínky, termíny pro dokončení prototypů, a požadovaný cenový rámec.
Podrobné specifikace nám umožní přepsat požadavky do projektového plánu a máme tak téměř hotovou kritickou cestu projektu.
Správná podoba kritické cesty projektu:
1. Název projektu: Vývoj řídicí jednotky dle specifikace ABC pro zákazníka XY.
2. Projektový cíl: Vyrobit funkční prototypy v množství požadovaném zákazníkem, které budou splňovat funkce dle specifikace a vyhovovat požadavkům norem ISO (nutné definovat seznam norem). Součástí dodávky bude Protokol o typové zkoušce vydaný akreditovanou zkušebnou a CE prohlášení o shodě s výše uvedenými normami. Projektové práce jsou ohodnoceny cenovou sazbou za hodinu práce (většinou je několik úrovní a sazeb a jejich stanovením již na začátku předejdete složitým rozepřím o tom, kolik bude stát dodatečná změna). Cena vývoje nepřekročí sumu S a termíny pro jednotlivé kroky jsou vypsány v příloze. Výrobek bude konstruován tak, aby jeho finální sériová cena nepřekročila hranici H. Cena prototypů je dohodnuta na částku P za kus.
3. Základní milníky projektu:
- Přejímka technické dokumentace od Zákazníka XY
- Blokové schéma jednotky
- Soupis dílů a pracovních postupů
- Nacenění výrobku a samotného projektu
- Podpis smlouvy se zákazníkem
- Dokončení prvního funkčního prototypu
- Ověření funkce
- Odsouhlasení se zákazníkem
- Úprava dle potřeb zákazníka
- Výroba finálního vzorku a odsouhlasení
- Objednání materiálu a komponentů
- Dodávky materiálu a komponentů
- Výroba vzorků pro typovou zkoušku
- Typová zkouška a vystavení protokolu
- Vystavení CE prohlášení o shodě
- Předání díla zákazníkovi
4. Definice termínů
K uvedeným milníkům je samozřejmě potřeba určit termíny a odpovědné osoby. A to i v tom případě, kdy se jedná o externě dodávané komponenty a služby, jako např. certifikace. Vždy je třeba, aby byl někdo v týmu zodpovědný za to, že odstartuje externí činnost a důsledně kontroluje postup vůči očekávání, kvalitu a rozsah finální dodávky, jakož i cenu. Včasná eskalace v případě odchylek od termínu plnění je jedním z nástrojů projektového řízení. Ale to vám podrobněji popíšu v samostatném článku.
Nezapomeňte: Projekt vždy odstartujte řádným projektovým meetingem a dbejte na to, zda je projekt pochopen a členové týmu jsou schopni
a ochotni na projektu pracovat.
Shrnutí a doporučení
- Při popisu projektu vždy definujte cíle a jejich jasný popis.
Pokud možno, cíle musí být jednoznačné, a kde je to možné, i měřitelné. Měly by obsahovat jak technické detaily, tak i termíny a finanční stránku. Zejména je vhodné stanovit hodinové sazby a celkovou cenu samotného projektu a cenu předmětu projektu, například výrobku nebo prototypu. - Milníky by měly vystihovat důležité body projektu, zejména ty, kde je nutná součinnost a komunikace se zákazníkem.
Náš TIP:
Milníky se vám budou jednodušeji definovat, když si vytvoříte standardní dokument pro “zákaznická jednání a stanovení požadavků na předmět projektu”. Takový dokument pak můžete používat pro širokou škálu projektů a ušetříte čas a snížíte riziko opomenutí důležitých faktorů. - Pište si při jednáních se zákazníkem do dokumentu komentáře a poznámky
Díky tomu porozumíte obsahu a zadání projektu v čase. Projekt řádně komunikujte s projektovým týmem v začátku, ale i v průběhu projektu. Dodatečné požadavky vždy naceňte a cenový nárůst si potvrďte se zákazníkem. I v případě změn vedoucích ke zlevnění produktu. To totiž pravděpodobně navýší množství hodin strávených na projektu.
